Para qualquer companhia de seguros, a escolha do software core que suporta o seu negócio é uma decisão muito importante, tomada a partir de vários critérios, nomeadamente o alcance funcional da aplicação, as tecnologias usadas, a infraestrutura necessária, a segurança intrínseca da solução, a fiabilidade, os custos, etc.
Após a escolha do Core, existirá um período de implementação desse Core, que culmina com a entrada em produção.
Então, e depois?…
Depois passamos para outro nível de envolvimento entre a companhia de seguros e o seu fornecedor de software que só um robusto serviço de Assistência Técnica pode assegurar: acompanhar e suportar, no dia a dia, a utilização do sistema e dar resposta às necessidades. Este é um trabalho contínuo e de elevada proximidade/parceria com a equipa de informática da companhia.
Neste artigo partilhamos o nosso ponto de vista sobre o serviço de Assistência Técnica, a partir da vasta experiência da Cleva na prestação deste serviço junto de todos os seus clientes.
A Cleva adequa o serviço de Assistência Técnica às necessidades do cliente e vai-o ajustando de acordo com a evolução do seu negócio e dos seus requisitos específicos.
Procuramos assegurar recursos especializados nas soluções implementadas. A missão destes recursos é a de assegurar que as soluções são utilizadas da melhor forma, resolvendo incidentes que podem ter impacto no comportamento da solução e na sua utilização, atendendo pedidos específicos, fazendo também pequenos ajustes às soluções implementadas, na sua adequação ao negócio do cliente bem como na melhoria da sua performance.
Como dimensionamos uma equipa de suporte?
Para cada um dos nossos clientes preparamos uma equipa tendo em consideração características como:
- Serviços contratados
- Dimensão (volumes) do negócio – número de utilizadores, número de apólices e/ou número de pessoas seguras, módulos implementados, ambientes a suportar, entre outros;
- Localização dos serviços: “on-site” nas instalações do cliente ou “off-site” nos nossos escritórios;
- Cobertura dos serviços – horários em que o serviço de suporte terá de estar ativo;
- Níveis de serviço – compromissos alinhados entre cliente e Cleva que assegurem níveis de serviço adequados à operação; são exemplos, tempos de resposta a pedidos, tempos de resolução de incidentes, publicação de informação sobre o serviço, implementação de “workarounds”, entre outros.
Como nos organizamos internamente para sermos eficientes?
Na Cleva, os processos de suporte (gestão de serviço e suporte e manutenção) seguem as práticas de ITIL (Information Technology Infrastructure Library).
Estamos organizados por 3 níveis:
- 1ª linha – Equipa dedicada a um cliente, inclui o service manager, o service desk e outros técnicos para diagnóstico ou resolução de incidências de menor complexidade.
- 2ª linha – Shared services, equipas que são partilhadas por todos os clientes, e que estão organizadas por área de conhecimento e asseguram o acesso a recursos especializados.
- 3ª linha – Equipa de Produto, que corrige bugs de SW e desenvolve pequenos evolutivos a pedido do cliente.
O que fazemos para dar uma melhor resposta aos clientes?
Os modelos de suporte têm evoluído e atualmente os clientes exigem maior rapidez e eficácia de resposta. Para conseguirmos responder a este desafio construímos equipas reservadas e dedicadas a cada cliente, de forma a garantir capacidade de resposta e conhecimento da realidade de cada um deles.
Preparamos continuamente os nossos colaboradores para terem conhecimento transversal em várias áreas, negócio segurador, aplicações Cleva e tecnológico. E apostamos também na passagem de conhecimento entre as equipas de implementação dos projetos e as equipas de suporte para que a transição seja pacífica e com o mínimo impacto para o cliente.
Monitorizamos pró-ativamente os processos da companhia. Esta monitorização permite-nos ser alertados caso algo tenha dado um resultado não esperado. Desta forma conseguimos agir de forma rápida, quer a recuperar a situação identificada, quer a encontrar soluções definitivas, evitando assim, no futuro, o acumular de situações e mitigando o risco operacional.
Promovemos ainda a proximidade com o cliente, não só com a equipa de informática, mas também com as equipas de negócio. É muito importante percebermos as reais necessidades dos utilizadores para conseguirmos orientar/potenciar a melhor utilização das aplicações.
Próximos desafios
Os fatores de competitividade de uma companhia de seguros (eficiência, digitalização, centralidade do cliente, entre outros) geram novos requisitos para o serviço de Assistência Técnica e desafiam-nos a evoluir a oferta do serviço para, por exemplo, suporte 24×7 e disponibilidade dos sistemas 24×7, em resposta a sites e apps que podem ser utilizadas a qualquer momento. A manutenção e renovação do conhecimento de negócio e aplicacional, com uma curva de aprendizagem longa, é outro desafio que decorre dos desafios de retenção de talento. O mercado de IT regista uma imensa oferta de oportunidades e o teletrabalho abriu uma oferta internacional que antes muitas pessoas não equacionavam.
A Cleva continua a trabalhar ativamente para estabelecer condições de responder positivamente a este e outros desafios e manter no seu serviço de Assistência Técnica um dos pilares de confiança e sucesso juntos dos seus clientes.